ЭДО, EDI и МЭДО: что это и зачем нужны организациям

Что это за такие интересные аббревиатуры ЭДО, EDI и МЭДО? Первую практически все уже слышали и знают, но не хотят применять и менять привычный склад работы... Давайте рассмотрим коротко и по делу все эти интересные сочетания букв ↓↓

ЭДО — электронный документооборот, который во многом заменил бумажный и упростил работу организациям.

С помощью ЭДО обмениваются данными поставщики и покупатели, сдают отчетность, отправляют сведения в госорганы, согласовывают договора. И многое другое.

ЭДО значительно экономит время и ускоряет процессы работы. Достаточно установить программное обеспечение и получить электронную подпись.

Как работает ЭДО:

1. Отправитель создаёт документ в сервисе или загружает туда готовый.
2. Подписывает ЭП и отправляет получателю
3. Получатель подписывает документ или отклоняет

Этот процесс занимает несколько минут или часов — зависит от того, как долго будет согласовывать документ получатель. Это намного быстрее, чем отправить бумажные документы почтой или курьером, особенно в другой город. Сам же обмен данными почти мгновенен.

По ЭДО можно отправлять договора, доп.соглашения, счета, акты, накладные, письма и другие документы.

Важно! С электронной подписью документы имеют такую же юридическую силу, как и бумажные.

Кто такой оператор ЭДО
Это организация, у которой есть лицензия на работу с зашифрованными данными и ЭП. А также технические возможности обеспечить электронный обмен данными. По сути, это посредники, которые защищают передачу документов между организациями и гарантируют безопасность.

Оператор ЭДО проверяет каждого нового участника системы. Это даёт уверенность в достоверности информации для всех организаций.

Оператор сохраняет историю движения и изменения всех документов и у отправителя, и у получателя. В случае конфликта или спорной ситуации, оператор выступает независимой стороной, которая даёт сведения о движении документов.

Все документы в системе оператора хранятся пять лет.

Что очень важно. Компания-оператор ЭДО помогает участнику перейти на электронный оборот и сопровождает на всех этапах. После чего поддерживает работу системы и оперативно решает вопросы.

Среди операторов выделяют СБИС, 1С ЭДО, Контур Диадок.

Краткое сравнение операторов

СБИС обеспечивает многопоточную быструю отправку, отправляет любые типы и форматы документов. Проводит настройку маршрутов согласования и визуализирует нестандартные документы.

Также проводит интеграцию с 1С, есть сертифицированное SAP решение и любые учетные системы API.

1С ЭДО. Нет многопоточной отправки, форматы документов только утвержденные ФНС. Нет интеграции с SAP и учетной системы API.

Контур Диадок. Нет многопоточной отправки, 13 видов документов, настройка маршрутов согласования. Нестандартные документы не визуализирует.

Интеграция с 1С за дополнительную плату 13700. есть интеграция с SAP. Учетные системы API подключаются за 18000 руб.

Виды ЭДО
По сфере правовых отношений ЭДО делится на:

• внутренний
• внешний
• ЭДО с госструктурами

Внутренний ЭДО — это оборот документов внутри компании. Если у компании есть филиальная сеть, то ЭДО для нее становится инструментом, который ускоряет и упрощает работу.

Отделы и и филиалы могут отправлять по внутреннему ЭДО данные для отчетов, сведения по зарплате, доходах и расходах.

Внешний ЭДО — обмен документами с контрагентами. ЭДО, по желанию, можно настроить только для тех отделов организации, которые взаимодействуют с контрагентами.

ЭДО с госструктурами. Сдать отчет, получить информацию о контрагентах — это именно здесь. То есть, это оборот со всеми ведомствами.

ЭДО по виду документов:

• бухгалтерский
• кадровый
• управленческий
• складской

Чем отличаются EDI и ЭДО
EDI — это обмен данными между поставщиком и заказчиком. Например, можно оформить заказ и выставить электронный счет.

Отличие в том, что ЭДО — это обмен документами, которые имеют юридическую силу. По сути, это тот же документооборот, только не бумажный, а электронный.

Сообщения в EDI не имеют юридической силы. Документы в EDI создаются по стандартам международной системы GS1. А в ЭДО документы передаются и в формате, утвержденном ФНС, и в свободной форме.

В ЭДО может быть несколько участников документооборота. А в EDI только два: покупатель и продавец. Поэтому EDI применяют поставщики, торговые сети и розница. А ЭДО — все организации.

Международный электронный документооборот
С его помощью обмениваются документами с контрагентами из разных стран. Первыми международный ЭДО провели Мегафон и Huawei.

Он также помогает сократить время доставки согласования важных документов. Особенно удобно, если одна из сторон внесла правки или обнаружила ошибку. Документы не надо высылать почтой, а достаточно отправить по системе.

С помощью международного ЭДО можно отправлять и получать сертификаты, договоры, контракты, спецификации и другие документы.

Здесь также применяются формализованные и неформализованные документы, за исключением документов ФНС.

Юридическая сила обеспечивается трехсторонним соглашением: резидента, нерезидента и оператора ЭДО.

Сейчас через МЭДО можно работать с контрагентами из 30 стран. И этот список только расширяется, потому что МЭДО становится всё популярнее при ведении международного бизнеса. Скорость обмена и согласования документов значительно сокращает время совершения сделок от нескольких часов до пары дней вместо полутора месяцев.

Согласитесь, электронный документооборот стал спасением от огромного количества бумажных документов и обеспечил быстрый доступ ко всем данным. Благодаря ЭДО организации избегают ошибок и штрафов, регулируют работу внутренних отделов и передают отчетность в госструктуры. Что очень помогает в ведении бизнеса.

Надеемся команде «Ф1» удалось Вам помочь разобраться во всех понятиях. Если надумаете наконец подключить один из видов электронного документооборота, Вы знаете к кому обратиться 😉