В электронных транспортных накладных всё начинается с одного вопроса: какую роль вы играете в перевозке? От ответа зависит, кто оформляет ЭТрН, кто подписывает титулы, нужно ли вам регистрироваться в госсистемах — и попадёте ли вы на штрафы. И вот в чём подвох: чаще всего компании ошибаются не в сложных схемах, а в самых обычных, будучи уверенными, что они «просто отправитель». Разберём 11 реальных кейсов из вопросов участников нашего вебинара.
Ловушка экспедитора
Кейс 1. Вы производитель и вписали доставку отдельной строкой
Вы произвели товар, покупатель просит привезти. Своих машин нет — вы находите транспортную компанию, платите ей, скажем, 9 000 ₽, а покупателю выставляете доставку отдельной строкой на 10 000 ₽. Кажется, вы обычный отправитель. На самом деле вы уже экспедитор: вы организовали перевозку и получили за неё деньги. А значит, для вас обязательна регистрация в реестре (Гослог) и взаимодействие с ФСБ — это уже требование для экспедиторов, а не будущее 2027 года.
Правило: организуете перевозку и берёте за неё оплату отдельно — вы экспедитор со всеми обязанностями.
Кейс 2. А если «зашить» доставку в стоимость товара?
Тот же производитель, но доставка не выделена отдельной строкой — она сидит в цене товара, а везёт сторонний перевозчик. Тогда вы не экспедитор, а обычный грузоотправитель, и работаете по классической схеме: отправитель — перевозчик — получатель. Но ЭТрН всё равно нужна, потому что груз едет чужим транспортом. Важно: если начнёте маскировать доставку под «упаковку» или «погрузку», будьте готовы, что у налоговой могут возникнуть вопросы — все понимают, что по факту это перевозка.
Правило: доставка в цене товара — вы отправитель, а не экспедитор, но обычную ЭТрН оформлять всё равно нужно.
Когда ЭТрН вообще не нужна
Кейс 3. Возите своё своим транспортом
Одно юрлицо, свой груз, своя машина — например, везёте сырьё со своей делянки на свою базу. Оформлять ЭТрН не нужно. Правда, при перемещении между собственными складами многие всё равно переходят на электронный вариант: так дешевле и проще, чем держать бумажный документооборот параллельно.
Правило: одно юрлицо + свой транспорт + свой груз = ЭТрН не обязательна.
Кейс 4. Аренда авто с экипажем
С 1 сентября берёте в аренду машину с водителем, чтобы возить свой товар. Нужна ли ЭТрН? Если по договору фрахтования автомобиль фактически становится вашим (ваша машина, ваш водитель), это схема самовывоза — накладная не нужна. Но если это машина стороннего ИП, который оказывает вам услугу перевозки, — это уже классическая перевозка, и ЭТрН обязательна.
Правило: арендованная машина «стала вашей» — ЭТрН не нужна; возит сторонний ИП — нужна.
Кейс 5. Гуманитарный груз на СВО
Везёте своим транспортом гуманитарный груз в зону СВО. Это попадает под военное исключение — оформлять ЭТрН не требуется.
Правило: перевозки военного назначения — законное исключение, можно на бумаге.
Кейс 6. Доставка физлицу
Доставляете товар обычному человеку наёмным транспортом — как он подпишет ЭТрН? Никак: электронная транспортная накладная предназначена для юридических лиц. Для физлиц остаётся бумажный вариант.
Правило: получатель — физлицо, значит ЭТрН неприменима, работаем по бумаге.
Кейс 7. Пассажирские перевозки
Короткий, но частый вопрос: попадают ли под ЭТрН пассажирские перевозки? Нет. Электронные транспортные накладные — только про грузы.
Правило: нет груза — нет ЭТрН.
Кто подписывает, когда схема сложнее
Кейс 8. Самовывоз силами покупателя
Покупатель забирает товар сам: заключает договор с перевозчиком и платит за доставку. Тогда именно он становится грузоотправителем и подписывает титул №1. Но есть нюанс — кто грузит. Если грузит продавец, то он выступает лицом, осуществляющим погрузку (ЛОП), и титул №1 подписывает он. Накладная попадает к нему через черновик: покупатель предзаполняет документ и направляет его без отправки в госорган, а ЛОП подписывает.
Правило: платит за перевозку — грузоотправитель; грузит — тот и подписывает первый титул.
Кейс 9. Перегруз в другую машину
Груз приехал одной транспортной компанией, а дальше его перегружают в машину другой. Оформляются две ЭТрН: первый перевозчик по сути становится грузоотправителем для второго. А если первый перевозчик вообще не касается физической перевозки, только организует — он экспедитор.
Правило: перегруз между разными юрлицами — две отдельные ЭТрН на два плеча.
Всё решает договор
Кейс 10. Давальческое сырьё, вывоз снега и другие «пограничные» услуги
Ваше ООО как подрядчик выполняет работы и заодно перевозит давальческое сырьё. Или вы вывозите снег. Нужна ли ЭТрН? Ответ прячется в договоре. Если там прописана услуга транспортировки или роль перевозчика — накладную оформлять нужно. Если это другая услуга, а перевозка не выделена, — возможно, нет. Именно поэтому многие компании сейчас перезаключают договоры, чтобы уточнить формулировки.
Правило: смотрите договор — зафиксирован факт перевозки, значит нужна ЭТрН.
Кто вообще имеет право возить
Кейс 11. Ваш перевозчик — самозанятый
Частая ситуация: груз возит знакомый самозанятый водитель. Проблема в том, что самозанятый не вправе оказывать услуги грузоперевозки коммерческим клиентам — по закону для этого нужно оформить ИП. Пока он работает как самозанятый, он фактически вне правового поля, и подключить его к ЭТрН как полноценного перевозчика не выйдет. Если работаете с таким водителем постоянно — подскажите ему оформить ИП, чтобы возить легально.
Правило: самозанятый не может быть вашим перевозчиком — нужен статус ИП.
Вывод
Как видите, роль в перевозке — это не про то, кем вы себя привыкли считать, а про то, что написано в договоре и кто за что платит. Ошибка в роли тянет за собой либо лишние обязанности (регистрация, ФСБ), либо штрафы и непринятые расходы. Особенно это касается сложных цепочек — например, перевозки инертных материалов самосвалами, где в схеме может быть от трёх до семи подрядчиков, или импорта из ЕАЭС, где до границы едет ЦМР, а дальше оформляется ЭТрН. Такие случаи разбираются индивидуально, по конкретным договорам.
Пришлите вашу схему — определим вашу роль, подскажем, кто оформляет и подписывает ЭТрН, и что поправить в договорах до 1 сентября.
Команда Ф1 помогает бизнесу перейти на ЭТрН спокойно и без спешки
Переходите по ссылкам, оставляйте заявку и мы свяжемся с вами