С 1 сентября 2026 года перевозочные документы переходят в электронный вид. Это не только транспортная накладная: список шире, и для каждого документа своя ситуация применения. Разбираем, какие документы стали обязательными, кто их подписывает и как устроен обмен между участниками перевозки.
Какие перевозочные документы обязательны с 1 сентября
По памятке Минтранса в электронный формат переводят:
транспортную накладную при автомобильных перевозках;
заказ и заявку на перевозку груза автотранспортом;
Отдельно стоят два документа с узкой сферой применения: электронный путевой лист при перевозке пива, сидра, медовухи, пуаре и спиртосодержащей непищевой маркируемой продукции, и электронный сопроводительный документ при коммерческой перевозке древесины — он оформляется в системе ФГИС ЛК.
ЭТрН: основной документ перевозки
Электронная транспортная накладная подтверждает договор перевозки груза. Её оформляет грузоотправитель, если договором не предусмотрено иное.
Ключевое, что нужно понимать: документ трёхсторонний. Грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель подписывают каждый свой файл обмена. Пока последняя сторона не поставила подпись, документооборот не завершён, а накладная не имеет полной юридической силы.
Электронный заказ-заявка
Заказ-заявка фиксирует договорённость о конкретной перевозке. С 1 сентября он тоже оформляется электронно.
Практическая польза: данные из заказ-заявки автоматически переносятся в транспортную накладную, и заполнять её заново не нужно.
Экспедиторские документы: три разных ситуации
Эти документы оформляются только в рамках договора транспортной экспедиции. Если у вас обычный договор перевозки, они не нужны. Между собой они различаются тем, что именно происходит с грузом.
Поручение экспедитору. Заказчик фиксирует задание экспедитору: что за груз, объём, вес, откуда и куда везти, какие сопроводительные документы. Оформляет и подписывает заказчик, он же отвечает за достоверность данных. Без этого документа экспедитор не может приступить к работе.
Экспедиторская расписка. Подтверждает, что экспедитор принял груз и ответственность за товар перешла к нему. Формирует и подписывает экспедитор. Документ важен не только для логистики: им подтверждают расходы для налогового учёта и используют как доказательство в спорах о повреждении груза.
Складская расписка. Нужна, когда экспедитор принимает груз на хранение: при консолидации сборных грузов, мультимодальной перевозке с передержками, отсрочке выгрузки. Не требуется при кросс-докинге и в случаях, когда экспедитор не принимал груз во владение. Формирует и подписывает экспедитор.
Электронный путевой лист
ЭПЛ оформляют на каждый рейс или смену компании и ИП, которые используют автомобиль в коммерческих целях.
С 1 сентября 2026 года электронная форма обязательна при перевозке пива, сидра, медовухи, пуаре и спиртосодержащей непищевой маркируемой продукции. Для остальных грузов путевой лист пока можно оформлять на бумаге, но государство планирует полный переход в ближайшие годы.
Кто подписывает ЭПЛ: диспетчер создаёт документ, врач фиксирует медосмотр, механик и выпускающий сотрудник подтверждают выпуск автомобиля. Водитель ЭПЛ не подписывает — он выполняет рейс.
Как происходит обмен электронными перевозочными документами
Логика одинаковая для всех документов:
Участник формирует файл с данными и подписывает его электронной подписью.
Файл уходит оператору ИС ЭПД.
Оператор проверяет файл и подпись, направляет документ другим участникам перевозки и передаёт сведения в ГИС ЭПД.
После завершения всех этапов у участников и в ГИС ЭПД есть готовый документ, собранный из подписанных файлов каждой стороны.
Роли в этой схеме разделены так: оператор ИС ЭПД объединяет участников на одной платформе и передаёт данные государству, а ГИС ЭПД контролирует правильность оформления и хранит информацию о документах.
Обмениваться можно только через операторов, аккредитованных Минтрансом. Их реестр опубликован на сайте министерства.
Отдельный вопрос — роуминг, когда стороны перевозки работают с разными операторами. В Saby TMS реализован бесшовный роуминг со всеми операторами: отправлять и подтверждать приглашения не нужно, документ уходит контрагенту сразу.
Какие подписи нужны сотрудникам
УКЭП — усиленная квалифицированная подпись. Нужна должностным лицам, а для врача, который проводит медосмотр, обязательна.
ПЭП — простая электронная подпись для водителей на приёме и выдаче груза. После неё логист подтверждает этап своей УКЭП или УНЭП.
Важное условие: у всех сотрудников, которые подписывают документы от имени компании, должна быть оформлена машиночитаемая доверенность (МЧД).
Что нужно сделать, чтобы начать работать
Заключить договор с аккредитованным оператором ИС ЭПД и оплатить лицензию. Заказать электронные подписи сотрудникам и оформить к ним МЧД. Выбрать, где формировать документы: в личном кабинете оператора или в своей учётной системе через интеграцию по API.
Частые вопросы об электронных перевозочных документах
Обязательна ли ЭТрН с 1 сентября 2026 года? Да. С 1 сентября 2026 года транспортная накладная в предусмотренных законом случаях оформляется в электронном виде через оператора ИС ЭПД.
Можно ли пока использовать бумажную транспортную накладную? Обязательный переход уже вступил в силу, но действует нештрафуемый период до 1 марта 2027 года. Это не отменяет необходимости перейти на ЭПД.
Какие документы стали электронными? ЭТрН, заказ и заявка на перевозку, экспедиторские документы, железнодорожная и грузовая авианакладные. Конкретный набор зависит от схемы перевозки.
Кто подписывает ЭТрН? В обмене участвуют грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Каждый подписывает свой этап документа электронной подписью.
Что нужно для перехода на ЭПД? Нужно определить набор документов, выбрать аккредитованного оператора ИС ЭПД, оформить сотрудникам электронные подписи и МЧД и настроить обмен документами.
Заключение
Набор документов у каждой компании свой, и зависит он от типа договора и вашей роли в перевозке. Договор перевозки — это ЭТрН и заказ-заявка. Договор транспортной экспедиции — плюс экспедиторские документы под конкретную схему работы с грузом. Возите алкогольную продукцию — добавляется электронный путевой лист.