Внедрение электронного документооборота: кейс компании
Электронный документооборот – это процесс, в котором обмен документами между компаниями, организациями и государственными учреждениями осуществляется через электронные платформы. Причем обмениваться можно не только счетами или актами, но и договорами или коммерческими предложениями. ЭДО может существенно сократить бумажные издержки и повысить эффективность бухгалтерии.
В данной статье мы рассмотрим пример компании «MR-Бытовая», которая решила впервые перейти на электронный документооборот и оценим его влияние на финансовые показатели.
Начальные данные:
Компания «MR-Бытовая» – компания, занимающаяся производством и продажей бытовой химии. За последний год компания «MR-Бытовая», имела следующие стартовые показатели:
Компания «MR-Бытовая» – компания, занимающаяся производством и продажей бытовой химии. За последний год компания «MR-Бытовая», имела следующие стартовые показатели:
- Годовой оборот: 10 миллионов руб.
- Ежемесячные расходы на печать и доставку документов: 5000 руб.
- Число сотрудников в бухгалтерии: 5 человек
До внедрения электронного документооборота:
Компания «MR-Бытовая» ранее осуществляла обработку и передачу документов в бумажном виде. Расходы на печать и доставку документов составляли 5 000 руб. ежемесячно, что в год составляло 60 000 руб. Помимо этого, процедуры сбора, проверки и архивирования документов требовали значительных временных и финансовых ресурсов. Отражение финансовых операций в системе бухгалтерии ранее осуществлялось вручную, ошибки и человеческий фактор снижали эффективность работы бухгалтеров.
Компания «MR-Бытовая» ранее осуществляла обработку и передачу документов в бумажном виде. Расходы на печать и доставку документов составляли 5 000 руб. ежемесячно, что в год составляло 60 000 руб. Помимо этого, процедуры сбора, проверки и архивирования документов требовали значительных временных и финансовых ресурсов. Отражение финансовых операций в системе бухгалтерии ранее осуществлялось вручную, ошибки и человеческий фактор снижали эффективность работы бухгалтеров.
После внедрения электронного документооборота:
Компания «MR-Бытовая» внедрила специализированное программное обеспечение для электронного документооборота. Это позволило компании значительно упростить и автоматизировать процессы обработки и передачи документов. Бумажные расходы были сокращены до минимума, так как большинство документов перешли в электронный формат. Вместо печати и долгой доставки документов они теперь могут быть отправлены по электронной почте или размещены в электронных хранилищах.
Компания «MR-Бытовая» внедрила специализированное программное обеспечение для электронного документооборота. Это позволило компании значительно упростить и автоматизировать процессы обработки и передачи документов. Бумажные расходы были сокращены до минимума, так как большинство документов перешли в электронный формат. Вместо печати и долгой доставки документов они теперь могут быть отправлены по электронной почте или размещены в электронных хранилищах.
Результаты после внедрения электронного документооборота:
- Сокращение расходов на печать и доставку документов: компания «MR-Бытовая» сократила расходы до нуля, теперь не тратится 60 000 рублей в год.
- Оптимизация бухгалтерского процесса: внедрение электронного документооборота упростило процедуры фиксации и отражения финансовых операций в системе бухгалтерии, сократив вероятность ошибок.
- Увеличение производительности: электронный документооборот значительно снизил затраты времени на обработку документов. Сотрудникам бухгалтерии теперь требуется меньше времени на сбор, проверку и архивирование документов, что позволяет им сосредоточиться на более важных задачах.
- Улучшение доступности документов: компания «MR-Бытовая» может легко и быстро получить доступ к электронным документам через систему электронного документооборота. Это повышает прозрачность и обеспечивает возможность быстрого реагирования на запросы клиентов или налоговых органов.
- Сокращение расходов на печать и доставку документов: компания «MR-Бытовая» сократила расходы до нуля, теперь не тратится 60 000 рублей в год.
- Оптимизация бухгалтерского процесса: внедрение электронного документооборота упростило процедуры фиксации и отражения финансовых операций в системе бухгалтерии, сократив вероятность ошибок.
- Увеличение производительности: электронный документооборот значительно снизил затраты времени на обработку документов. Сотрудникам бухгалтерии теперь требуется меньше времени на сбор, проверку и архивирование документов, что позволяет им сосредоточиться на более важных задачах.
- Улучшение доступности документов: компания «MR-Бытовая» может легко и быстро получить доступ к электронным документам через систему электронного документооборота. Это повышает прозрачность и обеспечивает возможность быстрого реагирования на запросы клиентов или налоговых органов.
Внедрение электронного документооборота является важным шагом для повышения эффективности бухгалтерии в компании «MR-Бытовая». Компания смогла значительно сократить бумажные издержки, упростить процедуры обработки документов и повысить производительность сотрудников. Результатом является снижение расходов и повышение эффективности работы компании «MR-Бытовая».