Полезные статьи бухгалтеру

80% экономии времени на обработку документов в «Краска Опт» с Saby ЭДО

2023-09-19 15:53 Отчетность Кейсы
*Названия компании и её представителей в кейсе изменены в целях соблюдения клиентской тайны и этики.


Электронный документооборот – это процесс, в котором обмен документами между контрагентами (компаниями, организациями и государственными учреждениями) осуществляется через специализированных операторов электронного документооборота (ЭДО). Причем обмениваться можно не только счетами или актами, но и договорами или коммерческими предложениями. ЭДО существенно сокращает бумажные издержки, может качественно повысить эффективность бухгалтерии и других отделов предприятия.

Здесь подробно расскажем пример внедрения ЭДО в компании «Краска Опт». Какое влияние на финансовые и операционные показатели оказал переход на электронный документооборот.
О компании клиента

Группа компания «Краска Опт» работает более 16 лет на российском рынке лакокрасочных материалов, предлагает комплексные решения для предприятий. Региональное подразделение в Перми — это официальный дистрибьютор порошковых красок российского производства, химических средств подготовки поверхностей: смывка, обезжиривание производства и других. Продажа оптом и в розницу с доставкой по городу и региону. Компания сопровождает контроль качества на всех этапах, от производства до доставки.

Компетенции предприятия включают также проектирование и создание цехов порошковой окраски любой сложности, услуги по разработке индивидуальных цветовых решений в собственной лаборатории. Отдельный технолог выезжает на предприятие заказчика.

В современных условиях этому предприятию критически важно оставаться надежным поставщиком любых объемов с завода для своих клиентов, обеспечивать бесперебойную доставку красок. Уже в реалиях той экономической ситуации помогать клиентам переходить на продукцию российских производителей с гарантией качества конечного продукта. Кроме того, у компании достаточно большая номенклатура товаров.

Безусловно такие процессы подлежат обязательному документальному сопровождению.

На момент открытия данного филиала компании в Перми обрабатывалось около 650 документов в год. Годовой оборот составлял около 8 миллионов руб. Штат отдела бухгалтерии составлял 4 человека.

Объем задач до внедрения

Руководитель организации был озадачен автоматизацией, мониторил рынок для выбора поставщика программного обеспечения и настройке нужных бизнес-процессов внутри сервиса. В 2022 году обратился в нашу компанию «Ф1» для консультации.

На первом этапе мы выявили потребности заказчика — проблемы, связанные с документооборотом, которые было важно решить и как можно оперативнее:

• Сократить затраты расходы на бумагу. В реалиях того периода расходы только на бумагу и доставку бумажных документов составляли ежегодно порядка 21000 рублей с лишним. Это без расчета на печать и перепечать в случае обнаружения ошибок, к примеру.

• Проблемы хранения. Бумажных архивов становилось всё больше, это требовало значительного места для хранения и финансовых затрат в специализированные помещения.

• Низкая эффективность работников. Замедленные финансовые процессы из-за ручной обработки документов (сбор, печать, сканирование, отправка почтой). Исключить высокий риск ошибок из-за человеческого фактора. Нехватка времени у сотрудников для выполнения текущей работы и оперативного реагирования на запросы.

• Неизбежны были и риски потерь важных документов и, как следствие, проблемы с контрагентами из-за отсутствия контроля и отслеживания статуса документов. Задержки оплаты от заказчиков и не своевременная отгрузка со склада.

• Затрудненный контроль отслеживания статуса документов и поиск необходимой информации.

Это все гарантировало риски потери заказов, потенциальных клиентов и постепенное уменьшение объемов прибыли компании в целом, в среднем на 60%.


Выбор сервиса

Детальный список потребностей позволил нам определить узкие места и сформулировать основные задачи при внедрении системы ЭДО в компании «Краска Опт». Далее, с фокусом на максимальной эффективности и минимизации рисков, мы перешли к выбору соответствующего основного и дополнительного функционалов и сервиса в Saby.
Неминуемо возникали сомнения на стороне руководителя подразделения компании «Краска Опт» при выборе сервиса.

  • Казалось, что работать с бумагой — это привычнее, удобнее и надежнее во все времена.
  • Вставал вопрос, получится ли обмениваться документами по интернету и официально, если у контрагента нет электронного документооборота или нет точно такого же сервиса Saby, к примеру?
  • Не хотелось внезапных лишних трат на оплату дополнительных фишек и функций или программ.
  • Интерфейс в новом сервисе мог оказаться непонятный, неудобным, а программа и услуги уже будут оплачены. Не придётся ли выбирать заново...
  • Оставался ли риск потери данных при миграции информации из других электронных сервисов, например, тех же больших таблиц?

Оценив возможности предложенного нами программного продукта, руководство компании всё же приняло решение о внедрении сервиса электронного документооборота Saby ЭДО. Не напрасно выбор пал именно на Saby, что и показали результаты внедрения для данного регионального поставщика красок. Об этом подробнее дальше.


Внедрение ЭДО и результаты

Потребовалось всего 7 рабочих дней, 1 инженер и менеджер нашей Компании Ф1 для организации и сопровождения внедрения сервиса, тестирований и самостоятельного запуска в работу.

  • Установили и настроили систему Saby ЭДО, включая интеграцию с внутренними системами предприятия и гос.системами.

  • Настроили профили пользователей с учетом их ролей и прав доступа. Особое внимание уделялось обучению персонала и обеспечению бесперебойной работы системы.

  • Запустили тестовый период работы с системой ЭДО для проверки функциональности и выявления возможных ошибок, со сбором обратной связи от задействованного персонала. Затем провели внедрение системы уже на постоянной основе.


Поэтапный подход позволил обеспечить плавный переход на электронный документооборот, максимизируя пользу от внедрения системы Saby ЭДО в разрезе эффективности бизнес-процессов этого предприятия.





Что получилось реализовать с помощью Saby ЭДО для компании «Краска Опт»

  1. Автоматизировали оформление необходимых пакетов документов для оптовых и розничных продаж, включая счета-фактуры, товарные и транспортные накладные, упаковочные листы, сертификаты, договоры. Автоматизировали процессы, связанных с отгрузкой со склада, необходимые пакеты документов при отгрузке товаров со склада оптовому покупателю и в доставку: счета-фактура, товарные и транспортные накладные, упаковочные листы, сертификаты качества и соответствия, договора купли-продажи, а также выезд технолога на предприятие заказчика.
  2. Обеспечили хранение документов в электронном виде и в логической структуре.
  3. Подключили мониторинг и контроль статуса документов на всех этапах, быстрый поиск необходимой информации.
  4. Автоматизировали обработку документов и обмена информацией с контрагентами — простое согласование документов, без настройки маршрутов. В том числе защищенную переписку или видеозвонки по официальным документам.
  5. Обеспечили защиту от потери документов и несанкционированного доступа.
  6. Обеспечили прозрачный контроль всех этапов документооборота для каждого ответственного сотрудника.
  7. Реализовали автоматическое отражение финансовых операций в отдельной бухгалтерской системе.
  8. Настроили личный кабинет Saby.
  9. Обучили бухгалтеров и собственника работе с мобильным приложением Saby Docs для удалённого согласования и подписи документов, а также секретаря, работника склада — работе с ЭДО.

Интуитивный интерфейс Saby позволил сотрудникам освоить систему за считанные дни.


Дополнительно реализовали возможность подписывать документы за доверителей — оформили машиночитаемую доверенность. В Saby это можно сделать в два клика.

Наши инженеры также настроили интеграцию между системами и обучили работе с документооборотом в интерфейсе внешнего сервиса. В случае с этим клиентом необходима была внешняя обработка некоторых документов в интерфейсе 1С. Покупать дополнительную лицензию Saby при этом не потребовалось.

Бонусом стал тот факт, что каждый второй контрагент «Краска Опт» уже работал именно в Saby. Хотя и отсутствие ЭДО у контрагента на сегодня не является помехой, сервис предусматривает этот момент, отсекая затруднения. Технические специалисты предоставили необходимы инструкции, как в два клика работать с любыми контрагентами, даже если у них нет ЭДО.

В Saby работа с любым количеством документов продумана до мелочей, поэтому монотонные задачи по обработке и анализу данных решаются быстро. Клиент получил достаточно комплексное решение по обозначенным ранее запросам, поэтому не жалеет о своём выборе и по сей день.

Со стороны внедряемого сервиса, мы, Ф1, как специализированный оператор ЭДО, обеспечиваем юридическую значимость, соблюдение требований законодательства, соответствие электронных документов бумажным аналогам, и их безопасный обмен.

На рисунке представлен пример интерфейса ведения электронного документооборота в системе Saby Docs


Результаты не заставили себя ждать. Ключевые цели внедрения ЭДО были достигнуты нами и напрямую соответствовали решению задач заказчика.

  • Saby ЭДО для «Краска Опт» позволило сэкономить 18000 рублей в год только на бумажных коммуникациях, на тот период.

  • Ежемесячно, результатом стало увеличение скорости передачи и согласования документов контрагентам. Вместо 2-10 дней рутинные процессы теперь это реализуется от 4 секунд до 10 минут. Минимизировалась работа оргтехники.

  • Это позволило бухгалтерам сфокусироваться на более сложных задачах и отчетности. Освободившееся время бухгалтеры смогли использовать для более важных задач, например, для анализа финансовых показателей.

  • Сократили время работы с первичкой примерно в 10 раз — благодаря функции по распознаванию документов.

  • С помощью Saby ЭДО руководство компании и бухгалтеры получили возможность в режиме реального времени отслеживать статус документов и контролировать весь процесс документооборота.

  • Структурировали документы в единой системе, архивы теперь под защитой и в электронном варианте. Saby ЭДО обеспечивает надежное хранение документов компании «Краска Опт», исключая риск их утери или повреждения. Система шифрования защищает конфиденциальную информацию.

Как следствие, экономия времени и ресурсов на 80% позволили увеличить обороты компании в 1,5 раза. А в офисе компании освободилось полезное пространство.

На рисунке представлен пример интерфейса ведения электронного документооборота в системе Saby Docs


Внедрение Saby ЭДО позволило предприятию-поставщику лакокрасочных материалов повысить эффективность работы бухгалтерии, сократить расходы и минимизировать риски, связанные с обработкой документов. Подразделение компании получило современный и надежный инструмент для управления документами. Это весьма положительно сказалось на ее финансовых показателях.

Собственник компании, Поперечных Сергей, прокомментировал наше успешное сотрудничество:
— Благодаря простоте использования, доступной цене и надежности Saby ЭДО, мы смогли быстро внедрить систему без привлечения каких-то дополнительных специалистов из вне. Больших затрат под наши задачи не потребовалось. Отсутствие скрытых платежей и прозрачная ценовая политика приятно удивили. К тому же, эти вложения мы быстро окупили, оптимизировав бизнес-процессы, — буквально за 1 месяц.

Да, и отзывы, опыт других компаний из арсенала клиентов Компании Ф1 вызвали отдельное доверие. Конечно, это стало решающим фактором при выборе сервиса и подрядчика-внедренца. Теперь нам точно спокойно оставаться конкурентоспособными в своей нише!

Мы в свою очередь благодарим за доверие компанию «Краска Опт». Всегда рады помогать вашему бизнесу становиться проще и эффективнее! Ведь это так ценно в современных реалиях.

Начните экономить с Saby ЭДО уже сейчас. Автоматизируйте документооборот и бухгалтерию в Saby — мы сделаем это быстро, оставьте заявку здесь


Будет интересно:
Почему важно внедрить ЭДО до 1 января 2025 года. Статья о новой налоговой реформе в нашем блоге