Цифровизация всё глубже проникает в бизнес-процессы. Мы уже привыкли к договорам по email, электронным счетам-фактурам и онлайн-общению с госорганами. Сегодня на повестке дня — перевод кадровых документов в электронный формат. Это удобно, законно и, главное, уже не эксперимент, а рабочий инструмент.
Что такое КЭДО?
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это оформление, подписание, передача и хранение кадровых документов в электронном виде без обязательного дублирования на бумаге.
Законодательная база
Электронный документооборот с сотрудниками разрешён следующими нормативными актами:
- Трудовой кодекс РФ: ст. 22.1–22.3 и ст. 312.1–312.9
- Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
- Гражданский кодекс РФ: ч. 2 ст. 160 и ч. 2 ст. 434
- Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации…»
- Приказ 578н с 01.03.2023 единые требования к формату документов
Кому и какие документы можно подписывать электронно?
1. ГПХ и самозанятые
Электронно — всё:
Бумажные копии — не требуются.
2. Дистанционные сотрудники
Электронно — всё: исключение - приказ об увольнении
Бумага — в 3 случаях:
3. Офисные и все остальные сотрудники
Электронно — почти всё:
Обязательная бумага:
Важно: перечень бумажных документов утверждён в ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ.
Электронно — всё:
- договоры оказания услуг и подряда;
- акты выполненных работ;
- задания, отчёты, прочие документы.
Бумажные копии — не требуются.
2. Дистанционные сотрудники
Электронно — всё: исключение - приказ об увольнении
- трудовой договор, материальная ответственность, ученический;
- приказы о приёме, отпуске, увольнении;
- ЛНА, инструкции, заявления;
- графики, табели, расчётные листки.
Бумага — в 3 случаях:
- копия приказа об увольнении (обязательно);
- трудовой договор или допсоглашение — по заявлению работника;
- бумажная трудовая книжка — если работник её прислал.
3. Офисные и все остальные сотрудники
Электронно — почти всё:
- трудовые договоры;
- приказы, заявления, табели, графики;
- инструкции, ЛНА, расчётные листки.
Обязательная бумага:
- приказ об увольнении;
- акт о несчастном случае;
- журнал инструктажей;
- бумажные трудовые книжки и СТД-Р — при необходимости.
Важно: перечень бумажных документов утверждён в ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ.
Виды электронных подписей и их применимость
Запрещено использовать ПЭП (ст. 22.2 ТК РФ) для:
- трудового договора и допсоглашений;
- договора о мат. ответственности;
- ученического договора;
- заявления об увольнении;
- уведомлений об изменении условий труда;
- дисциплинарных приказов;
- согласий и их отзывов.
Как организовать КЭДО в компании
1. Выберите систему
На «Работе России» нельзя подписывать документы с дистанционными, самозанятыми и ГПХ-сотрудниками.
2. Подготовьте внутренние документы
Для запуска КЭДО понадобятся:
При переходе на КЭДО работодатель обязан получить согласие от сотрудников. Согласие о переходе на кадровый ЭДО не требуется только от тех сотрудников, которые трудоустраиваются впервые после 31 декабря 2021 года.
3. Обеспечьте сотрудников ЭП
4. Обучите сотрудников
5. Запустите пилот
Проверьте КЭДО на части сотрудников, затем — масштабируйте.
- «Работа России» — для небольших компаний.
- Система работодателя, например, СБИС — больше гибкости и функциональности.
На «Работе России» нельзя подписывать документы с дистанционными, самозанятыми и ГПХ-сотрудниками.
2. Подготовьте внутренние документы
Для запуска КЭДО понадобятся:
- Положение о КЭДО
- Уведомление и согласие сотрудника
- Соглашение об электронном взаимодействии
При переходе на КЭДО работодатель обязан получить согласие от сотрудников. Согласие о переходе на кадровый ЭДО не требуется только от тех сотрудников, которые трудоустраиваются впервые после 31 декабря 2021 года.
3. Обеспечьте сотрудников ЭП
- Выдайте НЭП, КЭП или настройте ПЭП через «Госуслуги».
- Объясните, какие подписи для чего используются.
4. Обучите сотрудников
- Как подписывать документы;
- Как пользоваться системой;
- Что можно запрашивать онлайн.
5. Запустите пилот
Проверьте КЭДО на части сотрудников, затем — масштабируйте.
Что важно учесть при выборе системы
Современная система КЭДО должна уметь:
- автоматизировать маршруты согласования;
- собирать ЛНА по ролям;
- предоставлять мобильный доступ;
- поддерживать интеграции (СБИС);
- защищать персональные данные (ЦОД в РФ);
- подписание комплектом и гибкие шаблоны;
- отправку уведомлений и создание ЛК.
Заключение
КЭДО — это уже реальность. Закон разрешает, технологии позволяют, а выгоды очевидны: меньше бумаги, быстрее процессы и удобнее работа. Главное — выбрать подходящую систему и грамотно внедрить её внутри компании.
Поделиться:
