Меньше рутины – больше прибыли: как Saby Суперсверка спасает бухгалтеров-аутсорсеров

2024-12-26 15:41 Отчетность Кейсы

_{*Названия компании и её представителей в кейсе изменены в целях соблюдения клиентской тайны и этики.}

В современном бизнесе точность и эффективность финансового учета играют ключевую роль в успешном управлении компанией.

Суперсверка – это автоматизированный инструмент для финансового контроля. Сервис использует продвинутые алгоритмы для сверки данных в электронных отчетах и выявления отклонений от нормы, превосходя возможности стандартных методов. Такое современное решение обеспечивает высокую точность и оперативность обнаружения.

Здесь подробно расскажем пример внедрения такого инструмента, как Суперсверка от Saby спасает и оптимизирует работу бухгалтеров в компании «Правильный учет».

О компании клиента

«Правильный учет» — наш клиент из соседнего региона, команда профессиональных бухгалтеров. Компания ведёт обслуживание организаций по задачам бухгалтерского и налогового учёта, готовит документы и сдаёт отчётность, рассчитывает зарплату и налоги, помогает в юридических вопросах, регистрирует новые компании и консультирует по сложным вопросам, которые включает в себя бухгалтерия. Довольно солидный опыт позволяет обслуживать в совокупности более 180 клиентов в Перми и Екатеринбурге. На рынке бухгалтерских услуг уже более 15 лет.

Компания в рамках договора обслуживания оказывает, как разовую помощь при решении экстренных проблем, так и текущее бухгалтерские услуги, помогает руководителю организации не участвовать в рутинной работе бухгалтерии.

Услуги бухгалтеров для коммерческих организаций родного региона и удаленных клиентов ориентированы на обслуживание всех направлений деятельности, услуги, оптовая и розничная торговля, производство. Услугами учетного центра успешно пользуются транспортные и строительные компании, туристические фирмы, торговые и производственные организации, компании сферы услуг.

Оборот компании на период внедрения составлял около 14 мл рублей в год. Всего на обслуживании компании сейчас более 40 клиентов из малого и среднего бизнеса. Компания предоставляет гарантию на свои услуги в несколько лет. Заключено договоров с более, чем 130 контрагентами.

Качество бухгалтерского обслуживания для такой компании должно стабильно подтверждаться отсутствием оплаты штрафов со стороны ФНС за выявленные ошибки в отчетности. За 15 с лишним лет работы компании, ошибки составили лишь 0,2% из общего количества отчетов.

Как же удаётся «Правильному учету» оставаться надежными профессионалами, удерживать этот уровень качества из года в год? Один секрет мы точно знаем, потому что имеем к нему прямое отношение.

Объем задач до внедрения

На тот момент в компании стояли проблемы, связанные со сдачей отчетности в налоговую. Было важно решить их как можно быстрее:

• Ускорение и упрощение сверки данных при сдаче отчетности в налоговую, в учете с ЕНС, по данным контрагентов НДС.
• Снизить трудозатраты на ручную сверку и подготовку отчетности.
• Уйти от рутинных процессов, таких как:
— Необходимость отправлять запросы в налоговую и ждать по несколько дней.
— Постоянно проверять Личный кабинет ИП/ЮЛ на сайте ФНС.
— Получать от налоговой манускрипт в несколько сотен страниц.
— Вручную искать расхождения в разных документах, справках и актах по ЕНС.
— Переделывать и заново отправляете отчеты в налоговую.
— Сдавать отчет в ФНС с ошибками и только с 5-6 раза.
• Повысить достоверность и оперативность отчетности.
• Выявлять сложные ошибки и мошенничества со стороны контрагентов.
• Сократить затраты расходы на бумагу. С расчетом на печать и перепечать в случае обнаружения ошибок, к примеру. Затраты в месяц были достаточные, чтобы задуматься, больше 20 000 руб.
• Устранить проблемы хранения. Бумажных архивов становилось больше, это требовало значительного места для хранения и финансовых затрат в специализированные помещения.
• Исключить высокий риск ошибок из-за человеческого фактора.
• Оптимизировать затрудненный контроль отслеживания статуса отчета по итогу проверок в налоговой.

И, в конце концов, освободить бухгалтеров от бессонных ночей.

В поисках решений руководитель организации обратилась в нашу компанию «Ф1» для консультации.

Выбор сервиса

Список потребностей выше мы выявили с заказчиком на первом этапе. Он помог нам определить узкие места и сформулировать основные задачи при внедрении системы Saby Суперсверка в компании «Правильный учет» по тем участкам работ, которые требовали автоматизации. Далее мы перешли к выбору соответствующего основного и дополнительного функционалов сервиса Saby.

Очевидными были сомнения на стороне руководства компании при выборе сервиса.

Вставал вопрос, получится ли сверять данные по контрагенту, если у него нет электронного документооборота или нет точно такого же сервиса Saby, к примеру?
Не хотелось внезапных лишних трат на оплату дополнительных фишек и функций или программ.
Вдруг потребуется привлекать других программистов, кроме тех, что уже были штате.
Интерфейс в новом сервисе мог оказаться непонятный, неудобным
Оставался ли риск потери данных при миграции информации из других электронных сервисов, например, тех же больших таблиц?

Ценный инструмент

Электронные отчеты давно стали стандартом для ведения бухгалтерии и финансового анализа. С ростом объемов данных и усложнением финансовых операций в компании клиента возникла необходимость в более продвинутых инструментах, которые обеспечат максимальную точность и оперативность. Одним из таких инструментов и является Суперсверка.

Столь удобное автоматизированное решение для сопоставления данных прекрасно дополняет сервис для сдачи любой отчетности через интернет. Поэтому с нашей стороны мы предложили переход еще ряда сервисов Saby, что было логичным и результативным шагом.

Оценив возможности предложенного нами программного продукта, руководство компании всё же приняло решение о внедрении сервиса автоматизированной сверки Saby и ряда других дополнений. Не напрасно выбор пал именно на Saby, что показали результаты внедрения в компании бухгалтеров. Об этом подробнее дальше.

Внедрение Saby и результаты

1) Разработали четкие требования к системе автоматизированной сверки, учитывая особенности бизнеса и цели внедрения в компании «Правильный учет».

2) Определили, какие данные и источники будут использоваться для сверки.

3) Подготовили данные. А именно:

Собрали необходимые данные из различных источников: банковские выписки, бухгалтерские системы, счета и другие документы.
Провели очистку данных для удаления дубликатов и исправления ошибок.
Нормализовали данные, чтобы обеспечить их корректное сопоставление и анализ.

4) Интегрировали Saby Суперсверку с электронной отчетностью Saby, которая уже использовалась бухгалтерами в этой компании.

В том случае, если бухгалтерию компания ведет не в Saby (СБИС), а в другой программе, например, 1С, может потребоваться интеграция с другим ПО для выгрузки данных по налогам. Сам процесс настройки занимает до 1 часа. После отправки заявление на раскрытие налоговой тайны в ФНС (необходимого для автосверки данных по ЕНС) данные начнут поступать в течении 1-3 рабочих дней.

5) Установили и настроили систему Saby Суперсверка.

6) Настроили интеграцию с внутренними системами предприятия и гос.системами.

7) Для выгрузки данных по налогам настроили интеграцию с внешним сервисом бухгалтерии, который использовался уже в компании.

8) Настроили профили пользователей с учетом их ролей и прав доступа и обучили персонал.

В процессах внедрения мы, компания Ф1, всегда гарантируем непрерывную доступность нашего сервиса. Для этого запускаем тестовый период работы с внедряемой системой Saby. Точно также и в этой компании проверили функциональность системы сверки для выявления возможных ошибок. Собирали обратную связь от задействованного персонала. Затем провели внедрение системы уже на постоянной основе.

Потребовалось всего около 6 рабочих дней, 1 инженер и менеджер проекта нашей Компании Ф1 для организации и сопровождения внедрения, тестирований и самостоятельного запуска в работу.

Наш поэтапный подход гарантирует надежное внедрение систем Saby в каждом бизнес-процессе организации.

Итак, что получилось реализовать с помощью Saby Суперсверка

Сейчас компания использует Электронную отчетность Saby в связке с сервисом Суперсверка для сверки НДС с контрагентами, ведение ЕНС, сверки по сотрудникам.

Нами были достигнуты ключевые цели внедрения и решены обозначенные задачи клиента, а именно:

Снизили трудозатраты на ручную сверку и подготовку отчетности.

Ускорили процессы сдачи отчетов через интернет. Полный пакет верных отчётов для предоставления в ФНС готов за несколько секунд вместо 15 дней и, главное, в нужные сроки. Освободившееся время бухгалтеры смогли использовать для более важных задач, например, для анализа финансовых показателей компаний, их клиентов.

Уверено, а главное законно, избежали больших штрафов.

Бухгалтеры не ждут по несколько дней справки из налоговой. Оптимизировали рабочее время.

В режиме реального времени и на одном экране бухгалтеры отслеживают статус документов и контролируют весь процесс сдачи отчетов. Вот что Суперсверка делает сама уже более 2,5 лет:

— Проверяет нарастающим итогом отчеты по сотрудникам, показывает фамилию работника,
по которому расхождение, поможет исправить.
— Снижает риск доначисления НДС за счет точной сверки данных с контрагентами в каждом
счете-фактуре
— Показывает причину недоимки/переплаты по ЕНС, отлеживает сальдо

Получилось сдавать РСВ с первого раза. Все ошибки проверены раньше госоргана!

Документы структурированы в единой системе, архивы всегда под защитой и в электронном варианте. Saby обеспечивает надежное хранение документов компании, исключая риск их утери или повреждения. Система шифрования защищает конфиденциальную информацию.

Обеспечена защита от потери документов и несанкционированного доступа.

Дополнительно минимизировали работу оргтехники. Интуитивный интерфейс Saby позволил сотрудникам освоить сервис сверки за считанные дни.

Также реализовали возможность подписывать документы за доверителей — оформили машиночитаемую доверенность. В Saby это можно сделать в два клика.

Бонусом стал тот факт, что каждый второй контрагент «Правильного учета» уже работал именно в Saby. Хотя и отсутствие электронного документооборота у контрагента на сегодня не является помехой, сервис предусматривает этот момент, отсекая затруднения. Технические специалисты предоставили необходимы инструкции, как в два клика и работать с любыми контрагентами, даже если у них нет ЭДО.

В Saby техническая сторона продумана до мелочей, поэтому монотонные задачи по обработке и анализу данных решаются быстро. Клиент получил комплексное решение с нашей стороны по обозначенным потребностям.

«Кроме того, в личном кабинете налоговой черт ногу сломит, ничего не понятно, а в личном кабинете Saby (СБИС) всё понятно! Теперь мы просто на просто не переживаем, что что-то вдруг пойдёт не так. Сдаём все отчёты в налоговую четко и по плану», — прокомментировала Татьяна Федоровна Б., один из главных бухгалтеров отдела.

Расскажем реальные истории и более подробно о сверках в Saby для бухгалтеров-аутсорсеров по таким участкам учета, как сверка по сотрудникам, сверка данных в учёте с ЕНС, и по НДС с контрагентами.

СВЕРКА ПО СОТРУДНИКАМ

По каждой ошибке Saby Суперсверка показывает: по какому сотруднику возникла ошибка, причину ошибки и подробный расчет в случае ошибки в суммах.
Сверяет данные нарастающим итогом согласно утвержденным контролям ФНС
Проверяет все связанные отчеты РСВ, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ
Есть автозаполнение и авторасчет данных в РСВ по данным прошлых периодов

Для сверки СЗВ-М, РСВ и СЗВ-СТАЖ по большему числу сотрудников, мы подключили подходящее расширение Saby — отдельно по поставщикам и отдельно по сотрудникам. Это просто делать в зависимости от количества сотрудников на предприятии.

Елена Вячеславовна, один из бухгалтеров компании «Правильный учет», поделилась реальным примером из своего опыта.

История 1
«Расскажу на примере одного нашего клиента. Достаточно большая организация среднего бизнеса. Сотрудник отдела маркетинга вышла замуж и сменила фамилию. Она забыла сообщить бухгалтеру о другой своей фамилии и не принесла новый паспорт.

Бухгалтер собирала данные для отчета в налоговую по сотрудникам, не увидела бы такое расхождение в данных, собрала и отправила бы всё в ФНС. Пришлось ждать дня 4.

Пришла, вероятно бы, справка от ФНС, что найдены ошибки. Налоговая после проверки на своей стороне вернула бы такой отчет на исправление. И это только по одному пункту и одному сотруднику. А сколько их могло быть ещё? Численность сотрудников — более 240 человек. Так бы мы жили без Суперсверки».

Когда Суперсверка от Saby (СБИС) подключена, программа подсвечивает подобные расхождение сразу же — получается заранее исправить ошибку в отчете, и сдать его с первого раза. Тем самым удается обойти стороной штрафы и пени за несвоевременную сдачу отчета.

^{На рисунке представлен пример интерфейса Saby при сверке данных по сотрудникам.}

Ещё одна история, когда наш клиент столкнулся с другой проблемой при подготовке отчетности, ИП клиента не был зарегистрированы в ЕНС, а Суперсверка спасла.

История 2
У одного из отделов «Правильного учета» на обслуживании было много ИП, не зарегистрированных в личном кабинете налогоплательщика. Эти ИП ни разу не заходили в свой кабинет налогоплательщика на сайте ФНС. То есть они не были зарегистрированы в личном кабинете налоговой.

В таком случае регистрация каждого кабинета могла занять от суток до 3-х дней в зависимости от скорости интернета и прочих факторов, а также упущенное время на ожидание. А отчетность по сотрудникам требовалось сдать срочно, проверив все возможные расхождения.

Благодаря Суперсверке мы моментально по запросу получили доступ к данным из личных кабинетов этих ИП, провели сверку по сотрудникам, подготовили отчетность и сдали ее в срок.

Суперсверка сэкономила клиенту и нам бесценное время, которое в противном случае было бы потрачено на ручную регистрацию и сверку.

«Срочная сдача отчетности по нескольким ИП одновременно — не проблема, если есть Saby Суперсверка» — прокомментировала довольный бухгалтер.

Теперь перечислим 10 плюсов, чем оказалась удобна Saby Cуперсверка ДЛЯ СВЕРКИ ПО НДС С КОНТРАГЕНТАМИ в компании «Правильный учет»:

1. Интеллектуальное сопоставление данных для сверки у покупателя, продавца и посредника позволяет системе искать документы сначала по номеру, затем по дате и сумме.
2. Результаты сверки обновляются в режиме реального времени.
3. Делаем сверку предпериодов - смотрим дубли за 3 предыдущие года.
4. Количество счетов-фактур в НД по НДС не имеет значения, сверяем большие данные.
5. Есть сверка НДС в разрезе журналов учета.
6. Сверка регистрационных номеров РНПТ.
7. Есть уведомления о появлении новых расхождений и изменение статуса надежности у контрагента.
8. Реализована массовая отправка приглашений контрагентам.
9. Есть возможность связаться с контрагентом, работающим в Saby(СБИС) по видеозвонку или через сообщение. Качество связи отличное при достаточном уровне качества оператора связи интернета.
10. Перед сдачей декларации по НДС Saby сделает все за вас:
• Сравнит вашу книгу покупок с книгами продаж контрагентов
• Проверит корректность реквизитов контрагента
• В итоге СБИС покажет, есть ли риск доначисления НДС, объяснив суть претензий по каждой сделке.
• компания снижает риски доначисления НДС. Все цифры видны и проверены.

^{На рисунке представлен пример интерфейса Saby при сверке данных по НДС с контрагентами.}

^{На рисунке представлен пример интерфейса Saby при сверке данных по НДС с контрагентами}

Также, специалист быстро и наглядно сверяет данные с контрагентами в каждом счете-фактуре. Потому что Суперсверка самостоятельно всё проверяет. Что однозначно предотвратит получение требования по НДС от ФНС при обнаружении ошибок в отчетах.

История 3
Был и такой реальный случай в работе компании «Правильный учет». Компания-мошенник подала счет-фактуру по несуществующей сделке в своем кабинете в Saby. Сумма была приличная, около 2 млн руб, оформлена покупка товаров. Напомним, что чем больше сумма расхождения, тем больше сумма штрафа, которая грозила предприятию заказчика нашего клиента. Суперверка всё сделала быстро и наглядно. Ошибка в номере и дате была выявлена заблаговременно.

Встроенный функционал помогает специалисту составить договор, выставить счёт и оформить акт в несколько кликов. Например, если контрагент пользуется любой другой системой, это очень удобно. Можно отправить им онлайн/через интернет приглашение на сверку.

СВЕРКА ДАННЫХ В УЧЕТЕ С ЕНС (Единый налоговый счет)

Программа хорошо упростил сверку данных в учёте с ЕНС. Вся информация по ЕНС отслеживается в едином сервисе, в прямом эфире. Подпись директора или руководителя не нужна. С Saby быстро и легко выпустить электронную подпись ф.л. на бухгалтеров с оформлением МЧД на сотрудников.

Чтобы уполномоченный представитель подписывал юридически значимые электронные документы своей ЭП физлица, необходимо зарегистрировать доверенность в ФНС (другое ее название — машиночитаемая доверенность, или МЧД).

Татьяна Федоровна Б., один из бухгалтеров компании «Правильный учет» оставила отзыв и рассказала историю, как Суперсверка спасла.

История 4
«Раньше нужно было заходить к каждому предпринимателю в личный кабинет на сайте налоговой. Это отнимало время. Кроме того, прекрасно знаем, бывает медленная выгрузка данных из налоговых органов… Ведь это всё — время, сроки предоставления отчетности, а значит, пени и штрафы!» — вспоминает наш клиент.

По рассказу нашего клиента, однажды произошла следующая неприятная ситуация в ходе очередной подготовки отчетности в налоговый орган для небольшой частной транспортной компании.

История 5
Директор оказался недосягаем, уехал за город или в командировку, оказался недоступен, одним словом. Что делать? Сроки сдачи отчетности никого не ждали. В Личный кабинет на сайте ФНС нельзя зайти без электронной подписи директора.

Бухгалтер вынуждена была повременить с отчетом. Грозили пени и штрафы в случае не предоставления данных в налоговый орган. И не только. Кроме того, была высока вероятность непонимания со стороны обслуживаемой ею организации и, как следствие, расторжение договора о сотрудничестве с «Правильным учетом».

Вовремя в этой компании появился спасатель — сервис автоматизированной сверки от Saby (СБИС), Суперсверка.

Как раз об этом Калиновская Н.А., сотрудник компании-клиента, обсуживает более 10 предпринимателей, владельцев небольших розничных магазинов в городе Пермь. Она поделилась с нами отзывом:

«При сверке налогов по ИП Бородинский, например, мне, как бухгалтеру, очень удобно видеть суммы налогов ЕНС по ИП и физического лица. И имущественные, и транспортные налоги, — вижу все и сразу в одном окне программы. Очень удобно использовать такой сервис!»

^{На рисунке представлен пример интерфейса Saby при сверке данных по ЕНС}

Сотрудники «Правильного учета» больше не сверяют данные вручную не только по сотрудникам, по контрагентам. Полный пакет верных отчётов для предоставления в ФНС готов за несколько секунд и, главное, в сроки. «Отправил отчет с суперсверкой Saby — точно сдал и без штрафа!» — говорят они уверенно уже 2,5 года

Заключение:

Благодаря сервису Saby у компании-заказчика больше нет никаких рисков проблем с отчетами и налоговыми службами.

Качество бухгалтерского обслуживания компании нашего клиента подтверждено и гарантировано бесперебойное ведение как текущих бухгалтерских услуг, так и разовых задач в направлении.

Внедрение и переход на Saby позволило компании повысить эффективность работы бухгалтерии, сократить расходы и минимизировать риски, связанные со сдачей отчетности. В арсенале компании бухгалтеров теперь есть современный и надежный инструмент для отчетности и сверки.

Благодаря постоянному внедрению новых технологий, компания продолжает застуживать доверие множества постоянных клиентов, и среди них нет недовольных.

Простота использования, доступная цена, надежность Saby Суперсверка, современные внутренние технологии — позволили быстро внедрить систему без привлечения каких-то дополнительных специалистов для клиента. Отсутствие скрытых платежей и прозрачная ценовая политика, как правило, тоже приятно удивляют.

Вложения в автоматизацию сектора сверки данных и бухгалтерии составили около 98 тыс рублей. Окупаемость вложений была реализована в течение 2 месяцев.

«С Суперсверкой от Saby мы не переживаем, что что-то пойдёт не так. Все ошибки проверены раньше госоргана! Мы не ждем по несколько дней справки из налоговой. Мы сдаем полную, верную отчетность и с первого раза» — комментирует управленец компании-заказчика.

Мы благодарим за доверие компанию «Правильный учет». Всегда рады помогать бизнесу становиться проще и эффективнее!

Автоматизируйте бухгалтерию и сверку в Saby. Подключим быстро — оставьте заявку здесь

Будет интересно:
Почему важно подключить ЭДО при подготовке к налоговой реформе 2025 — рассказали в экспертной статье

Альбина Пастухова