Как работает КЭДО?
Ежедневно компании создают и подписывают сотни кадровых документов: приказы о переводах, отпусках, командировках, поощрения и дисциплинарные взыскания, а также локальные нормативные акты. На их обработку, пересылку и хранение уходит значительное количество ресурсов. Однако сегодня для ведения учета кадровых документов уже не нужно погружаться в бумажную работу. Согласно Трудовому кодексу, весь этот процесс можно перевести в цифровой формат. В статье мы расскажем, что такое электронный кадровый документооборот, сколько можно на нем сэкономить и какие существуют риски.
Что такое КЭДО?
Кадровый электронный документооборот (КЭДО, кадровый ЭДО) — это создание, подписание, хранение и обмен кадровыми документами в электронном виде. При кадровом ЭДО документы существуют только электронно и не дублируются на бумажных носителях.
Заверяют электронные документы с помощью электронной подписи: одной кнопкой на компьютере или в смартфоне. Электронные документы имеют такую же юридическую силу, как бумажные.
Возможности КЭДО
Вести документы без бумажной рутины. Оформлять справки и заявления, утверждать графики отпусков, отправлять документы в налоговую — все это можно делать в электронном виде, не распечатывая документы на бумаге.
Легко контролировать задачи. Чтобы документ подписали несколько человек, не приходится обходить каждого из них — достаточно настроить маршрут согласования. Система сама проведет задачу по исполнителям и проследит за сроками. Всегда можно увидеть, на какой стадии находится документ.
За пару минут оформлять отпуска и отгулы. Кадровому специалисту не нужно собирать предложения о желаемых датах отпусков, а потом искать пересечения в эксель-таблицах. Система сама напомнит сотрудникам о том, что нужно спланировать отпуск. Работники подают заявление со смартфона или компьютера. Руководитель видит пересечения дат по всему отделу и согласовывает или отправляет на доработку.
Массово подписывать инструкции. Система сама собирает инструкции и регламенты для нового сотрудника: подписать их можно одной кнопкой, с мобильного телефона или компьютера. Если инструкция изменилась, она вернется на повторное подписание. Наглядно видно, кто подписал, а кто еще нет.
Безопасно хранить архивы в облаке. Электронные кадровые документы тоже надо хранить. Только для этого не нужно загромождать целые помещения. Все документы хранятся в защищенном облачном хранилище и на компьютерах. Найти любой файл в электронном архиве можно за несколько секунд.
Что об этом говорит закон и какие документы можно подписывать по КЭДО?
С кадровыми документами можно работать в электронном виде с ноября 2021 года (ФЗ № 377-ФЗ). Оформлять электронные документы нужно в соответствии с едиными требованиями, установленными Минтрудом России (ч. 7 ст. 22.1 ТК РФ).
Работодатели могут выбирать, остаться на бумажном документообороте или перейти на электронный (ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ).
Создавать, хранить, подписывать и отправлять в электронном виде можно почти все кадровые документы — больше 160 видов (ст. 22.1–22.3 ТК РФ). Но есть исключения.
Что нужно продублировать на бумаге:
Что нужно для перехода на КЭДО?
Переход на КЭДО в среднем занимает 3 месяца.
С чего начать переход:
Подготовить внутренние документы — создать положение об электронном документообороте, составить ЛНА и соглашения с сотрудниками. Там должны быть прописаны сроки перевода организации на КЭДО, данные о выбранном сервисе, список должностей сотрудников и документы, которые переводятся в электронный формат.
Выбрать сервис для кадрового ЭДО. Выбирать нужно ту систему, которую легко интегрировать с уже работающими в компании программами. Большим преимуществом будет понятный интерфейс и качественное сервисное обслуживание. Сервис должен работать со всеми видами цифровых подписей и гарантировать безопасность данных.
Выбрать подпись.
Выбор зависит:
Если у вас остались вопросы или вам требуется помощь - обращайтесь за бесплатной консультацией к нашим специалистам!
Что такое КЭДО?
Кадровый электронный документооборот (КЭДО, кадровый ЭДО) — это создание, подписание, хранение и обмен кадровыми документами в электронном виде. При кадровом ЭДО документы существуют только электронно и не дублируются на бумажных носителях.
Заверяют электронные документы с помощью электронной подписи: одной кнопкой на компьютере или в смартфоне. Электронные документы имеют такую же юридическую силу, как бумажные.
Возможности КЭДО
Вести документы без бумажной рутины. Оформлять справки и заявления, утверждать графики отпусков, отправлять документы в налоговую — все это можно делать в электронном виде, не распечатывая документы на бумаге.
Легко контролировать задачи. Чтобы документ подписали несколько человек, не приходится обходить каждого из них — достаточно настроить маршрут согласования. Система сама проведет задачу по исполнителям и проследит за сроками. Всегда можно увидеть, на какой стадии находится документ.
За пару минут оформлять отпуска и отгулы. Кадровому специалисту не нужно собирать предложения о желаемых датах отпусков, а потом искать пересечения в эксель-таблицах. Система сама напомнит сотрудникам о том, что нужно спланировать отпуск. Работники подают заявление со смартфона или компьютера. Руководитель видит пересечения дат по всему отделу и согласовывает или отправляет на доработку.
Массово подписывать инструкции. Система сама собирает инструкции и регламенты для нового сотрудника: подписать их можно одной кнопкой, с мобильного телефона или компьютера. Если инструкция изменилась, она вернется на повторное подписание. Наглядно видно, кто подписал, а кто еще нет.
Безопасно хранить архивы в облаке. Электронные кадровые документы тоже надо хранить. Только для этого не нужно загромождать целые помещения. Все документы хранятся в защищенном облачном хранилище и на компьютерах. Найти любой файл в электронном архиве можно за несколько секунд.
Что об этом говорит закон и какие документы можно подписывать по КЭДО?
С кадровыми документами можно работать в электронном виде с ноября 2021 года (ФЗ № 377-ФЗ). Оформлять электронные документы нужно в соответствии с едиными требованиями, установленными Минтрудом России (ч. 7 ст. 22.1 ТК РФ).
Работодатели могут выбирать, остаться на бумажном документообороте или перейти на электронный (ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ).
Создавать, хранить, подписывать и отправлять в электронном виде можно почти все кадровые документы — больше 160 видов (ст. 22.1–22.3 ТК РФ). Но есть исключения.
Что нужно продублировать на бумаге:
- приказ об увольнении;
- акт н-1 о несчастном случае на производстве;
- журналы инструктажей по охране труда;
- бумажные трудовые (для тех, кто не перешел на электронную);
- сведения о трудовой деятельности СТД-Р.
Что нужно для перехода на КЭДО?
Переход на КЭДО в среднем занимает 3 месяца.
С чего начать переход:
Подготовить внутренние документы — создать положение об электронном документообороте, составить ЛНА и соглашения с сотрудниками. Там должны быть прописаны сроки перевода организации на КЭДО, данные о выбранном сервисе, список должностей сотрудников и документы, которые переводятся в электронный формат.
Выбрать сервис для кадрового ЭДО. Выбирать нужно ту систему, которую легко интегрировать с уже работающими в компании программами. Большим преимуществом будет понятный интерфейс и качественное сервисное обслуживание. Сервис должен работать со всеми видами цифровых подписей и гарантировать безопасность данных.
Выбрать подпись.
Выбор зависит:
- от информационной системы, в которой вы будете работать;
- категории сотрудников (дистанционные или офисные);
- вида документов, которые вы будете подписывать (возможно, вы выберете перевести на КЭДО только часть документов, для их заверения хватит ПЭП).
Если у вас остались вопросы или вам требуется помощь - обращайтесь за бесплатной консультацией к нашим специалистам!
