Электронный документооборот в 2025 году: новые требования и тенденции

В 2025 году продолжается активное развитие электронного документооборота (ЭДО). Большая часть счетов-фактур и накладных должна перейти в электронный формат, меняются правила взаимодействия с ФНС, а для некоторых отраслей ЭДО становится обязательным.

Схема работы с электронными документами остается неизменной:

1. Отправитель создает документ, подписывает его электронной подписью и отправляет контрагенту. Если тот не пользуется ЭДО, он получит приглашение зарегистрироваться.
2. Контрагент проверяет документ, подписывает или отклоняет его с указанием причины.
3. В случае замечаний документ корректируют и отправляют заново.

С 5 февраля 2025 года компании, которые отчитываются перед налоговой в электронном виде, больше не должны отправлять квитанции на сообщения из ФНС. Ранее за их отсутствие могли заблокировать счет. Также внесены изменения в сроки получения документов: теперь электронный документ из ФНС считается доставленным через шесть дней с момента отправки — так же, как и документы, отправленные по почте.

Кроме того, с 1 апреля 2025 года действует только новый формат универсального передаточного документа (УПД) — версия 5.03. До этого момента можно было использовать и старый формат 5.01, но после 1 апреля его применение запрещено. В новом формате появилось больше возможностей: теперь можно включать маркированные и прослеживаемые товары в один документ, добавлять сведения о передаче основных средств, а также использовать документ для перемещения имущества внутри компании.

ФНС утвердила формат электронного счета на оплату 19 февраля 2025 года. Документ вступит в силу через 30 дней после официальной публикации. Компании и ИП смогут обмениваться такими счетами между собой, а также представлять их в электронном виде по запросу налоговой.

С 2024 года ФНС тестирует возможность электронного документооборота для самозанятых в рамках пилотного проекта, который продлится до марта 2025 года.

Расширяется список товаров, для которых использование ЭДО становится обязательным:

• С 1 марта 2025 — пиво в кегах, велосипеды, технические средства реабилитации (трости, протезы).
• С 1 сентября 2025 — пиво в потребительской упаковке, корма для животных.
• С 1 октября 2025 — безалкогольное пиво.
• С 1 ноября 2025 — растительные масла.

Если вы до сих пор не подключили ЭДО, не хотите нарваться на штрафы, то рекомендуем как можно скорее начинать соблюдать закон. Посмотреть прайс и подключить можно тут

С 1 сентября 2025 года перевозка алкоголя должна сопровождаться электронными документами. Ранее планировалось ввести это правило еще в 2024 году, но сроки сдвинули. До 1 марта 2027 года возможен переходный период, когда наряду с электронными документами можно будет использовать бумажные.

Минтранс продолжает эксперимент по внедрению электронных документов во всех видах грузоперевозок: автомобильных, железнодорожных, морских и воздушных. Появятся новые цифровые сервисы, включая «Цифровой профиль участника платформы» и «Прослеживаемость грузов». Это должно упростить подачу документов и сделать процесс более прозрачным.

Электронный документооборот активно развивается в международной торговле. В 2025 году расширяется сотрудничество с Беларусью: теперь обмен документами между странами идет в электронном виде без необходимости дублировать бумажные копии. Это ускоряет налоговые процессы и делает торговлю удобнее. Узнать подробности

Электронный документооборот в 2025 году продолжает активно развиваться, охватывая все больше сфер бизнеса. Новые изменения направлены на упрощение работы с документами, ускорение взаимодействия с налоговой и сокращение бумажного документооборота.

Компании и предприниматели должны быть готовы к обязательному использованию ЭДО в отдельных отраслях и постепенно переходить на цифровые процессы. Внедрение новых форматов и технологий сделает документооборот более удобным, прозрачным и соответствующим современным требованиям рынка. Компания Ф1 SABY |ЭП| КАССЫ — это команда опытных экспертов, которые всегда придут на помощь в автоматизации бизнеса✅